Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts möchte die EPS Wittenberg GmbH Geschäftsabläufe digitalisieren, um in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Effizienzsteigerungen zu erreichen. Dieses Ziel soll mit der Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems sowie einer Software zur Datensicherung realisiert werden, um somit ein ganzheitliches digitales und sicheres System für die Rechnungsverwaltung zu schaffen.

Folgende Punkte lassen sich durch das Digitalisierungsvorhaben realisieren:

• Digitalisierung des Rechnungsaus und -eingangs
• Nachverfolgbarkeit der Rechnungen
• Organisatorischer Schutz der Daten
• Integration der Rechnungen in das Dokumentenmanagementsystem

Der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen im Papierformat ist ein zeit- und personalintensiver Prozess. Durch Digitalisierung und Automatisierung sollen zukünftig Rechnungen sowohl beim Ausgang als auch beim Eingang in digitaler Form vorliegen und direkt im Dokumentenmanagement integriert werden. Das Dokumentenmanagement ermöglicht die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten. So werden Rechnungen auf elektronischem Wege versandt und im System digital abgelagert, sodass Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Dokumente haben können.

Mithilfe der Software zur Datensicherung sollen zudem organisatorische Maßnahmen eingeleitet werden, die das Risiko für einen Datenverlust minimiert bzw. vermeidet sowie den Schutz der Daten gewährleistet.

Mit dem Vorhaben möchte sich das Unternehmen an den technischen Wandel von analog auf digital anpassen, um auch in Zukunft die Wettbewerbsfähigkeit garantieren zu können sowie Einsparpotenziale zu realisieren, die zu Effizienzsteigerungen führen. Zur erfolgreichen Umsetzung des Vorhabens plant das Unternehmen eine Investition in Höhe von ca. 50.000 Euro für die Anschaffung der Softwares sowie die dazu benötigte Hardware und für die Lizenzen. Geplant ist auch die Einrichtung eines neuen Servers, da der aktuelle Server die Anforderung für die neue Sicherheitssoftware nicht erfüllen kann.